立卷部门：1 . 党委办公室(DWB)

序号

类  目  名  称

保管期限

1.1

上级党组织有关党的建设的文件材料

1.1.1

1.1.2

1.1.3

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

1.2

本院党代会文件材料

1.2.1

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、 照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介  绍、大会选举办法，选举结果和上级批复等

永久

1.2.2

(2)提案及办理情况、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

30年

1.2.3

(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

30年

1.3

院党委文件

1.3.1

院党委(常委)会、党委(常委)扩大会、党政联席会、书记办公会、分党委(总 支)书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论形成的文件

永久

1.3.2

院党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

1.3.3

院党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

1.3.4

以院党委名义召开的工作会议材料

永久

1.3.5

院党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料、批示件

永久

1.3.6

院党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿

永久

1.3.7

院党委工作简报、《信息》、院党委大事记

永久

1.3.8

直属党总支、直属党支部、党政部门干部任免的材料

永久

1.3.9

院党委各部、委、各分党委(总支)上报党委的工作计划、总结、报告、请示及批 复

30年

1.3.10

院党委保密委员会成员名单、保密工作失泄密事故调查与处理的有关材料

30年

1.3.11

院党委上级、平级有关联系、协商工作的来往文件

30年

1.3.12

分党委(党总支)、党支部改选报告、审批材料、党支部委员名册

30年

1.3.13

党委办公室重要的电话记录、电传(需复印后归档)

30年

1.4      党群文件

1.4.2

党群系统重要统计材料

永久

立卷部门：2.纪检监察室(JJS)

2 . 1 纪 检

序号

类    目   名   称

保管期限

2.1.1

2.1.1.1

2.1.1.2

2.1.1.3

上级关于纪检工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

2.1.2

本院纪委工作规章制度

30年

2.1.3

本院纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计

永久

2.1.4

学院纪委会议记录、纪要

30年

2.1.5

对违纪党员受处分及复查材料、人员名册、纪检工作大事记

永久

2.1.6

有关学校党员因违纪受处分申诉的复查结论、调查报告、证明材料及申诉信等

30年

2.1.7

有关学校违纪党员的处分决定、调查报告、旁证材料、本人检查交待材料、处分通 报等有关材料

30年

2.1.8

人民群众来信来访的重要材料、信访复函底稿

30年

2.1.9

重要的具有建设性的建议或意见、并为学校采纳的来信或来访记录、处理申诉或检 举揭发等事项(经领导批示、处理的群众来信)

30年

2.2监察审计

序号

类    目   名   称

保管期限

2.2.1

上级有关监察工作重要的通知、规定、通报、条例等文件

30年

2.2.2

学校参加上级机关召开会议的重要发言或交流材料

30年

2.2.3

学校监察工作委员会成员名单、兼职干部名单及基层监察工作情况报告

30年

2.2.4

监察部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

10年

2.2.5

本院监察、审计工作方面的规章制度、会议记录、纪要、通知、请示报告及批复

永久 ·

2.2.6

监察、审计工作计划、总结、调查报告

30年

2.2.7

监察、审计工作统计年报及重要报表

30年

2.2.8

对本院有关部门经济实体和人员监察、对监察对象处分、复查结论(意见)调查报 告、本人申诉及证明材料

30年

立卷部门：3.组织人事处(ZZC)

3 . 1 组 织

序号

类    目   名   称

保管期限

3.1.1

上级关于组织工作的文件

3.1.1.2

(2)普发但需贯彻执行的

30年

3.1.1.3

(3)参考的

10年

3.1.2

党员材料

3.1.2.1

正式党员名册

永久

3.1.2.2

关于吸收新党员、预备党员转正或取消预备资格、党员退党开除的文件材料、发展 新党员、预备党员转正的名册

30年

3.1.2.3

干部换届材料(从准备到换届完毕全过程)

永久

3.1.2.4

党员、党组织统计年报表

永久

3.1.2.5

党组织、党员受表彰材料

3.1.2.5

.1

3.1.2.5

.2

(1)受上级表彰的

永久

(2)受本院表彰的

30年

3.1.2.6

党员处分方面的材料

30年

3.1.2.7

本院党员干部轮训、总结、名单及党课教育材料

10年

3.1.2.8

组织工作大事记

永久

3.1.2.9

本院组织机构设置、变动的报告及通知、决定、请示与批复

永久

3.1.2.1

0

科室年度工作计划、总结及重要汇报材料

30年

3.1.2.1

1

副科级以上干部任免、调动和离休文件报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的， 要附任免呈报表)、干部名册

永久

3.2人 事

序号

类    目   名   称

保管期限

3.2.1

3.2.1.1

3.2.1.2

3.2.1.3

上级有关人事工作的通知、规定、决定、条例等

(1)针对本院的

(2)普发但需贯彻执行的

(3)参考的

永久

30年

10年

3.2.2

本院人事工作的各项规章制度

永久

3.2.3

本院人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录(纪要)

永久

3.2.4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

永久

3.2.5

关于院内机构设置、变化的文件材料

永久

3.2.6

人事处权限内的干部任免文件及名册

永久

3.2.7

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

30年

3.2.8

人事部门工作职责、岗位责任制

30年

3.2.9

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

30年

3.2.10

学校教职工名册登记表、人事、劳动工资统计报表

永久

3.2.12

教职工评定、聘任专业技术职称、评优材料及上级批复(按类立卷、要求附审批表)

永久

3.2.13

教职工工资调整材料、名册

永久

3.2.14

教职工转正定级材料

永久

3.2.15

教职工院内调动材料

30年

3.2.16

教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)

永久

3.2.17

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根

永久

3.2.18

教职工援外和支援边远地区的材料

永久

3.2.19

教职工退职、离职和出国的有关材料

永久

3.2.20

教职工福利工作

30年

3.2.21

教职工商调函件

3 0 年

3.2.22

使用临时工有关材料

3 0 年

3.2.23

人民来信来访材料

30年

3.3离退休

序号

类    目    名    称

保管期限

3.3.1

3.3.1.1

3.3.1.2

3.3.1.3

上级关于离退休职工工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

3.3.2

3.3.2.1

3.3.2.2

关于开展离退休职工活动的计划、安排、请示、报告及批复

(1)重要的

30年

(2)一般的

10年

3.3.3

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料、教职工遗属补助申报表

永久

3.3.4

教职工离退休后返聘工作的文件及有关手续

永久

3.3.5

离退休职工名册及离退休人员情况统计表

3 0 年

3.3.6

离退休职工经费及使用有关规定

3 0 年

3.3.7

年度工作计划、总结

3 0 年

立卷部门：4.宜传统战部(XTB)

4.1宜传

序号

类    目    名    称

保管期限

4.1.1

4.1.1.1

4.1.1.2

4.1.1.3

上级关于宣传工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

3 0 年

(3)参考的

10年

4.1.2

宜传部门工作职责、岗位责任制、机构沿革等材料

3 0 年

4.1.3

党委宣传工作情况简报、新闻报导、情况反映

3 0 年

4.1.4

对外宜传汇编材料、文化建设手册、学校宜传大事记

永久

4.1.5

中心组学习和其它重要会议记录、纪要、思政动态研判材料、企业文化调研材料

3 0 年

4.1.6

本院宣传工作计划、决定、方法、报告、通知和总结

永久

4.1.7

教职工政治思想工作动态及调查材料

30年

4.1.8

重大理论学习的决定、通知、计划、总结

30年

4.1.9

宜传部门工作职责、岗位责任制、机构沿革等材料

30年

4.2统战

序号

类    目    名    称

保管期限

4.2.1

4.2.1.1

4.2.1.2

4.2.1.3

上级关于统战工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

4.2.2

学校有关统战工作给上级机关的请示、报告及上级批复

永久

4.2.3

统战部门批准加入各党派的文件材料

永久

4.2.4

本院统战工作计划、决定、报告、通告和总结

永久

4.2.5

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

3 0 年

4.2.6

本院各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料

永久

4.2.7

学院侨务、少数民族工作材料

3 0 年

4.2.8

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

3 0 年

4.2.9

统战部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

3 0 年

立卷部门：5.群团(QT)

5.1工会

序号

类    目    名    称

保管期限

5.1.1

5.1.1.1

5.1.1.2

5.1.1.3

上级关于工会工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

5.1.2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

3 0 年

5.1.3

5.1.3.1

5.1.3.2

5.1.3.3

会员代表大会、教职工代表大会的有关文件

(1)双代会的计划、通知、议程、主席团和代表名单、工作报告、纪要、决议、主  席团会议记录、选举结果、总结、开幕闭幕词、大会发言、领导讲话、讨论通过的 文件、简报、记录、纪要等文件材料(其中照片入声像类)

永久

(2)大会讨论未通过的文件、重要的提案及办理情况、重要的贺电、贺信、小组 会议记录、列席代表名单

30年

(3)会议参考文件、大会工作人员的名单、工作证、代表证、选票的式样等

30年

5.1.4

表彰工会先进集体个人的材料、名单、处分会员的有关材料

3 0 年

5.1.5

工会委员会会议记录、纪要、基层工会干部名册、会员名册

30年

5.1.6

表彰和奖励工会先进集体、先进教职工的材料

3 0 年

5.1.7

院工会组织的重大群体活动材料

3 0 年

5.1.8

工会经费、会费使用情况年度报告

3 0 年

5.2妇委会

5.2.1

妇女工作材料

30年

5.2.2

院计划生育工作文件及领取独生子女证名册

永久

5.3团委

序号

类    目    名    称

保管期限

5.3.1

上级关于团的工作文件

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

5.3.2

本院团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言 和大会通过的文件)

30年

5.3.3

本院学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言 和大会通过的文件)

30年

5.3.4

团委年度工作计划、报告、总结、重要规章制度

30年

5.3.5

团委工作典型调查材料、校级优秀团员的材料

30年

5.3.6

年度表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

3 0 年

5.3.7

团干部名单、团员名单、批准入团、离团材料及名单、处分团员的材料及复查材 料

30年

5.3.8

团委、学生会等部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

30年

5.3.9

团委会议记录

30年

5.3.10

学生会文件材料

30年

5.3.11

本院学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

30年

5.3.12

各分团委的有关材料

30年

5.3.13

团委牵头进行的重大活动的有关材料

30年

5.3.14

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

30年

立卷部门：6.行政办公室(XZB)

序号

类    目   名   称

保管期限

6.1

6.1.1.1

6.1.1.2

6.1.1.3

上级有关高校行政管理的综合性文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

6.2

全院性的规章制度

永久

6.3

学院年度、学期工作计划、报告、总结

永久

6.4

院长办公会、党政联席会(有关行政内容的)会议记录、纪要

永久

6.5

院务委员会委员名单、会议记录、纪要

永久

6.6

全院性的专题工作会议、座谈会文件

30年

6.7

院领导重要讲话和参加校外会议典型发言材料、大会报告

永久

6.8

本院教育事业规划、计划及上级批复

永久

6.9

教学改革、专业设置等材料

永久

6.1

科室工作职责、岗位责任制

30年

6.11

6.11.1

6.11.2

本院向上级的请示及其批复

(1)重要的

永久

(2)一般的

30年

6.12

本院各部门的请示及学院的批复(分类立卷)

30年

6.13

有关全院性工作的调查材料和经验总结

永久

6.14

学年报表及综合统计资料

永久

6.15

启用印章的文件及印模

永久

6.16

本院历史沿革、情况介绍

永久

6.18

校友工作材料(年度工作计划、总结、通知、规章制度、章程、请示报告及上级的 批复)

30年

6.19

院庆工作材料(活动计划、请示、领导讲话、邀请名单、请柬、大会发言稿等纸质、 实物、声像材料)

永久

6.20

群众来信来访文件材料

30年

6.21

以院长名义外聘的兼职教授、名誉教授、客座教授名单及简历

永久

6.22

普选工作材料

30年

6.23

上级有关与本院二级处室(分院)的来文

30年

6.24

学院会议记录、纪要、简报

30年

6.25

学院工作计划、总结、报告

30年

6.26

学院开展各种学术活动的文件

30年

6.27

学院与国内单位协作的材料

30年

6.28

学院统计年报及重要资料

30年

立卷部门：7.发展规划处(FGC)

序号

类    目    名    称                                   保管期限

7.1

上级(院外)关于学校发展规划的文件

永久

7.2

各级重点学科的遂选、申报、管理以及评估工作的材料

永久

7.3

起草、论证和学院中定期事业发展战略规划、发展规模、办学层次、办学类型设计 等材料

永久

7.4

为学院的发展制定的政策性研究的文件材料

30年

7.5

发展规划处规章制度、管理办法、岗位职责、计划、总结、简报等

30年

7.6

发展规划处机构设置、人员名单、工作记录、科室工作计划、总结

30年

7.7

制订绩效考核和评估制度与方法、绩效评估的报告、方案等材料

30年

7.8

对评估、考核数据进行收集、定期统计和分析的材料

30年

7.9

制定学院校园规划和产业发展定期规划、学校基本布局与资源合理配置方案设计等 材料

30年

7.10

规划校园网主页的制作、维定护、完善和内容的相关材料

30年

7.11

规划处会议记录、会议纪要

30年

7.12

学院学科建设规划及阶段性学科建设实施方案、跨学院学科

30年

7.13

发展与建设工作的材料

30年

7.14

学院年度招生计划编制的材料、规划学校行政管理架构、制定各院、系、工作职责 等材料

30年

立卷部门：8.保卫科(BWK)

序号

类    目    名    称

保管期限

8.1

8.1.1

8.1.2

8.1.3

上级有关保卫工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

8.2

本院保卫工作方面的会议记录、纪要、简报、规章制度等

30年

8.3

本院保卫工作计划、总结、报告及批复、调查材料、年统计报表、保卫工作大事记

永久

8.4

本院安保案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复(保卫处存)

30年

8.5

要害部门的保卫、消防工作

30年

8.7

上级有关武装、人防、军训工作的文件

30年

8.8

复员、转正、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)

30年

9 . 后勤(HQC)

序号

类    目    名    称

保管期限

9.1

9.1.1

9.1.2

9.1.3

上级有关后勤工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

9.2

本院后勤管理的规章制度、简报等汇编材料

3 0 年

9.3

本院后勤工作计划、报告、请示及上级批复、会议记录

30年

9.4

防震、防讯、三废治理工作的文件材料

30年

9.5

车辆、伙食、水、电、暖、校园绿化工作的有关材料

30年

9.6

师生员工健康状况调查材料及统计表

永久

9.7

以部门或实体的名义与合作方签订的合同、协议

30年

9.8

本院后勤所管固定资产统计表、财产清册及年终统计

30年

立卷部门：10.图书馆(TSG)

序号

类    目    名    称

保管期限

10.1

10.1.1

10.1.2

10.1.3

上级有关图书工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

10.2

图书馆工作职责、岗位责任制、机构沿革、计划、报告、总结

30年

10.3

图书概况、发展规划、馆藏目录、年度统计报表及档案馆指南、全宗介绍、

30年

10.4

图书部门与院外交流的有关材料

30年

立卷部门：11.档案室(DAS)

序号

类   目   名   称

保管期限

11.1

11.1.1

11.1.2

11.1.3

上级有关档案工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

3 0 年

(3)参考的

10年

11.4

档案移交目录

永久

11.5

档案全宗介绍、案卷目录及编研材料

永久

11.6

校史工作材料

永久

11.7

档案室升级达标、档案工作评估等有关材料

永久

11.8

学校档案工作的规章制度、机构设置、基层档案网络人员名单

30年

11.9

档案室工作职责、岗位责任制、机构沿革、计划、报告、总结

30年

11.10

查档介绍信及借阅档案登记表

1 0 年

二、学院专业类档案归档范围和保管期限表

学生立卷部门：1.学生处(XSC)

序号

类    目    名    称

保管期限

1.1

上级有关学生工作的文件

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

1.2

学生工作要点、计划、总结及学生管理方面的规章制度

永久

1.3

1.3.1

1.3.2

关于开展学生活动的计划、安排、请示及批复

(1)大型重要的活动

30年

(2)一般的活动

10年

1.4

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革材料

30年

1.5

学生思想政治工作典型调查材料和统计

30年

1.6

学生党员教育计划、预备党员培训班计划、总结、辅导员队伍建设的材料

30年

1.7

有关班主任及辅导员的考核条例、优秀班主任评比实施办法及评比材料

30年

1.8

学生军训工作情况及文件材料

30年

1.9

学生奖惩情况及文件材料

永久

1.10

学生助困工作、勤工助学情况及文件材料

永久

1.11

学生思想政治、心理指导工作情况及文件材料

30年

1.12

毕业生登记表、各期《学生工作简报》

30年

立卷部门：2.招生就业工作处(ZJC)

2.1招生

序号

类    目    名    称

保管期限

2.1.1

上级有关招生工作的文件材料

30年

2.1.2

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革、纪要

30年

2.1.3

招生来源计划、报告、请示及上级批复

永久

2.1.4

新生录取材料及新生名册

永久

2.1.5

招录新生录检表及报名表、体检表、报考志愿表

永久

2.1.6

招生情况数据统计

30年

2.1.7

招生宣传与招生工作总结

30年

2.2就业

序号

类    目    名    称

保管期限

2.2.1

2.2.1.1

2.2.1.2

2.2.1.3

上级有关就业工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

2.2.2

学生就业方面的规章制度

永久

2.2.3

本处的年度工作要点、工作计划、总结及各种统计报表

永久

2.2.4

学生就业指导工作情况及文件材料

永久

2.2.5

大型招聘会组织活动情况、就业工作会议纪要、决议

30年

2.2.6

职业规划大赛组织及参与情况

永久

2.2.7

毕业生供需情况统计、计划

永久

2.2.8

选调生工作情况及文件材料

永久

2.2.9

就业协议书或派遣方案

永久

2.2.10

就业报到证存根

永久

2.2.11

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30年

序号

类    目    名    称

保管期限

2.3.1

本校有关校企合作工作的请示、报告、规定、工作计划、总结等

30年

2.3.2     与企业签订的校企合作协议书

永久

2.3.3    有关校企合作活动的相关材料(含声像材料)

30年

2.3.4     校企合作汇总报表、总结性材料、合作成果

永久

立卷部门：3.资助中心(ZZ)

3.1综合管理类

序号

类    目    名    称

保管期限

3.1.1

上级出台的学生资助工作方面的政策、意见、方案、细则、办法等文件

1 0 年

3.1.2

专题研究学生资助工作的会议安排、纪要

10年

3.1.3

学生资助工作年度计划、年度总结

永久

3.1.4

年度学生资助工作部署会议的通知、会议指南、领导讲话、会议纪要等文件材料

永久

3.1.5

本地(校)出台的各类学生资助管理办法或细则

永久

3.1.6

本地(校)学生资助工作考核文件

10年

3.1.7

学生资助工作监督、检查、督查、督办相关安排、通报、整改、总结等材料

10年

3.1.8

学生资助人员业务培训相关培训计划、培训内容、培训人员花名册、培训宣传材料、 会议交流等材料

10年

3.1.9

学生资助地方财政配套资金落实到位相关文件

永久

3.1.10

勤工助学、“三助”岗位、绿色通道、校内资助、社会资助等学生资助工作相关重 要材料

10年

3.1.11

助学贷款贷前、贷中、贷后管理相关重要材料

30年

3.1.12

各类学生资助项目申请、评审、发放等重要材料

30年

3.1.13

学生资助政策宜传、资助育人等相关重要材料

10年

3.1.14

学生资助来信来访以及上级部门转办事项、上级领导批办件的办理材料

3 0 年

3.1.15

学生资助工作受到上级有关部门表彰奖励的有关文件

永久

3.1.16

学生资助工作具有鲜明特色并创造了具有推广价值的经验材料

永久

3.1.17

学生资助工作被县(校)级以上媒体宣传报道及资助方面论文在市级以上刊物发表 的相关材料

30年

3.1.18

学生资助工作年度执行报告

永久

3.1.19

学生资助机构实物台账

永  久

3.1.20

其他重要综合材料

10年

3.2项目实施类

序号

类     目    名    称

保管期限

3.2.1

助学金、应征入伍服兵役高等学校国家教育资助、基层就业国家助学贷款学费代偿、 省内高职(专科)院校建档立卡贫困家庭学生信息确认等相关申请材料

10年

3.2.2

受助学生民主评议记录单

10年

3.2.3

受助学生公示名单及公示结论

10年

3.2.4

受助学生银行卡发卡签领单

10年

3.2.5

受助学生花名册

永久

3.2.6

受助学生异动名册等

10年

教学

立卷部门：1.教务处、教工部及各二级院(系)(JX)

序号

类     目     名   称

保管期限

1.1.1

1.1.1.1

1.1.1.2

1.1.1.3

上级机关有关教学改革、发展规划、学制及教学管理等方面的计划、规定、重要通 知

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

1.1.2

本校有关教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

1.1.3

本院制定的各专业教学计划、教学大纲

永久

1.1.4

教学检查、评估、各类教学情况调查材料和各级优秀教学质量评奖材料

永久

1.1.5

教学工作中的各种统计报表(包括各班人数表、班主任名单)

永久

1.1.6

二级学院(系)职责、岗位责任制及机构沿革材料

永久

1.1.7

教学质量报告

永久

1.1.8

课程建设要求及安排、校历表、课表

30年

1.1.9

学生运动会材料，基本技能训练、教材资料

30年

1.1.10

师资培养、管理工作计划、规定和总结

30年

1.1.11

教师进修计划、安排、总结，教学督导、研究

30年

1.1.12

教师工作量的规定及执行情况

30年

1.1.13

本校获省级以上的各种教学成果材料及名单

30年

1.2学科建设

序号

类    目    名   称

保管期限

1.2.1

1.2.1.1

1.2.1.2

1.2.1.3

上级有关学科建设的文件材料

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

1.2.2

学科、专业论证、评估、申报、审批材料

永久

1.2.3

学科、专业建设统计报表

永久

1.2.4

重点学科、专业建设材料

30年

1.2.5

学科、专业建设计划、简报、总结材料

30年

1.3学籍管理

序号

类    目    名   称

保管期限

1.3.1

新生入学登记表

永久

1.3.2

学生学籍卡片、在校学生名册、成绩总册

永久

1.3.3

各层次学位证书、毕业证书、结业(肆业)证书及号码登记表

永久

1.3.4

本校毕业生优秀论文、优秀毕业设计及评审意见

30年

1.3.5

学生学籍变更材料(专业调整、升级、留级、休学、复学、转学、退学、开除、出 国 )

30年

1.3.6

上级有关专业设置及实验室建设的文件材料

30年

1.4学生成绩

序号

类    目    名   称

保管期限

1.4.1

学生学籍考绩总表、毕业生名册、学历证书发放清单

永久

1.5课堂教学

1.5.1

各专业教学计划、教学大纲

永久

1.5.2

课程建设要求及安排、校历表、课表

30年

1.5.3

各学院专业课程试题库

30年

1.5.4

典型教案、重要备课记录

30年

1.5.5

教学质量工程建设情况及相关材料

30年

1.5.6

精品课程电报、审批及相关材料

30年

1.6实践教学

序号

类    目   名   称

保管期限

1.6.1

实践教学基地建设相关材料

30年

1.6.2

有代表性的实习、实践教学报告

30年

1.6.3

教学实习、生产实习计划、总结及相关材料

10年

1.6.4

社会调查、社会实践计划、总结及相关材料

10年

1.7专业与实训室建设

序号

类    目    名  称

保管期限

1.7.1

上级有关专业与实训室建设的文件材料

30年

1.7.2

本校有关专业、实训室建设工作会议的纪要、决议

30年

1.7.3

实验室建设项目申报、审批材料

永久

1.7.4

实验室建设统计报表

永久

1.7.5

实验室建设计划、论证评估、简报、总结材料

30年

1 . 8教材(JX8)

序号

类    目   名   称

保管期限

1.8.1

自编、主编教材

30年

1.8.2

各院、系各专业使用材料目录

30年

1.8.3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

30年

1.8.4

各类课程教材选用情况统计

30年

1.8.5

其他有保存价值的参考资料

30年

1.9存院(系)教学类档案(JX9)

序号

类    目   名   称

保管期限

1.9.1

教师任课安排、教案

30年

1.9.2

课堂教学材料、课程进度表

10年

1.9.3

优秀实习报告

10年

1.9.4

本专业教学检查、调查材料及总结

10年 ·

1.9.5

教师工作量核算、登记材料

10年

2.立卷部门：质量管理处(JX10)

序号

类    目   名   称

保管期限

2.1

2.1.1

2.1.2

上级有关教育督导的文件材料

(1)针对本院的、重要的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

2.2

学校有关教育督导工作的条例、规章制度、办法等

30年

2.3

学校召开的有关教育督导工作会议的纪要、决议

永久

2.4

各类统计表、大事记、本部门年度资料汇编

永久

2.5

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革材料

永久

2.7

教务工作会议记录、纪要、年度工作计划、总结

30年

2.8

课程课堂教学质量评价材料、简报等

30年

三、学院科技类档案归档范围和保管期限表

科研类

立卷部门：科研处(分类号：KY1)

1.综合

序号

类    目   名   称

保管期限

1.1

1.1.1

1.1.2

1.1.3

上级有关科研工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

1.2

学校有关科技工作的通知、决定、规定、管理办法、请示、报告及批复

永久

1.3

学校科技机构设置、调整、通知、决定、报告及批复

永久

1.4

学校参加上级机关召开重要科技、职教研究会议的重要发言或交流材料、重要的会 议文件

永久

1.5

科研工作统计报表

永久

1.6

申报学科基金及有关批复(国家级项目、省部级项目材料)

30年

1.7

科技信息、科研工作简报、部门职责、机构沿革材料等

30年

1.8

科研工作会议材料、学术委员会工作材料、年度工作计划、工作总结

30年

1.9

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革、纪要

30年

1.10

同兄弟单位科研协作的重要来往公函及合同、协议书

30年

1.11

参加校外各种学会成员和任职名单

10年

2.科研准备阶段

序号

类    目   名   称

保管期限

2.1

课题任务书、合同书、协议书

永久

2.2

开题报告与课题调研论证材料

30年

2.3

课题研究计划、设计

30年

2.4

计划执行情况、计划调整或撤销报告

30年

2.5

课题投资和预算材料

30年

3研究实验阶段

序号

类    目   名   称

保管期限

3.1

实验、测试(观测、调查)配方、综合分析材料等各种原始记录

永久

3.2

数据处理材料、包括计算机处理材料

永久

3.3

配套的图纸、照片、底片等

永久

3.4

研究工作阶段小结、年度报告

30年

4总结鉴定阶段

序号

类    目   名   称

保管期限

4.1

研究报告、研制报告

永久

4.2

论文专著

永久

4.3

工艺技术报告

永久

4.4

专家评审意见

永久

4.5

鉴定证书

永久

4.7

推广应用意见

30年

4.8

课题工作总结

30年

5.申报奖励阶段

序号

类     目    名  称

保管期限

5.1

科研成果上报登记表

永久

5.2

成果评审证书、验收申请表

永久

5.3

科研成果获奖材料(证书、奖章、奖状)原件或复印件

永父

5.4

专利申请书或证书原件或复印件

永久

6.推广应用阶段

序号

类     目    名  称

保管期限

6.1

成果推广应用协议书、合同

30年

6.2

推广应用方案及实施情况

30年

6.3

投产使用后反馈意见

30年

6.4

对外学术交流材料

30年

基本建设类

立卷部门：基建处(分类号： JJC)

1.综合

序号

类    目    名    称

保管期限

1.1

1.1.1

1.1.2

1.1.3

上级有关基本建设工作的文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

1.2

本院关于基本建设及征用土地的请示、报告、批复、合同、协议(包括以部门的名 义与合作方签订的合同、协议)等材料

永久

1.3

本院关于房屋拆迁、扩建、改建等问题批文、协议书等

永久

1.4

全院性总体规划、设计总平面图、实施计划等材料

永久

1.5

水、电、气管道分布图及有关材料

永久

1.6

地质勘探、地形测量材料

永久

1.7

设计院、所、室所形成的文件材料

永久

1.8

基本建设统计年报表、大事记、工程建设准备阶段

永  久

1.9

基本建设工作计划、总结、简报、大事记

30年

1.10

本院制定的基本建设工作规章制度、岗位职责

30年 ·

1.11

基本建设工程财务预、决算(入财会类)

30年

2.基建工程项目

序号

类    目    名    称

保管期限

2.1

项目建议书(项目申请报告)及上级批复

永久

2.2

可行性研究报告及批复、方案论证

永久

2.3

项目评估、地址选择报告及批准文件

永久

2.4

环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复

永久

2.5

设计、计划任务书及批复

永久

3.设计基础

3.1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、 重要土、岩样及说明

永久

3.2

地形、地貌控制点建筑、均筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3.3

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

4.设计文件

序号

类    目   名   称

保管期限

4.1

设计委托合同

永久

4.2

设计方案、初步设计、扩初设计、技术设计、校审记录、技术会审记录

永久

4.3

施工图设计、工程概要及有关材料

永久

4.4

技术秘密材料、专利文件

永久

4.5

总体规划设计

永久

4.6

设计计算书、关键技术实验

30年

4.7

设计评价、鉴定及审批

30年

5.工程管理文件

序号

类    目   名   称

保管期限

5.1

本工程征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书等

永久

5.2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

5.3

建设项目列入年度计划的申报文件

永久

5.4

环保、劳动安全、消防、卫生等文件及水、电、气、暖供应协议书

永久

5.5

产权证书、工程项目招标、投标的有关文件(非重点基建项目可存30年)

永久

6.施工

序号

类    目   名   称

保管期限

6.1

6.1.1

6.1.2

6.1.3

6.1.4

6.1.5

6.1.6

6.1.7

6.1.8

6.1.9

6.1.10 6.1.11

6.1.12

土地施工文件

永久

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

30年

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工 艺

30年

(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

30年

(4)建筑材料实验报告

30年

(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

(6)土建施工定位测量地质勘察记录等、大事记

永久

(7)土、岩试验报告，基础处理，基础工程施图

永久

(8)隐蔽工程验收记录

(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

永久

(10)分项、分单位工程抽量检查、评定

30年

(11)交工验收记录证明

30年

(12)竣工报告、竣工验收报告

永久

6.2

6.2.1

6.2.2

设备及管线安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

30年

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30年

(4)隐蔽工程检查验收记录

30年

(5)强度、密闭性试验报告

30年

(6)设备调试记录

30年

(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

30年

(8)系统调试、实验记录

30年

(9)管线清洗、通水、清毒记录

30年

(10)管线标高位置，坡度测量记录

30年

(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定

30年

(12)竣工报告、竣工验收报告

3 0 年

6.3

6.3.1

6.3.2

6.3.3

6.3.4

6.3.5

6.3.6

6.3.7

6.3.8

电气、仪表安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

30年

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30年

(3)调试、整定记录

30年

(4)性能测试和校核

30年

(5)施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告

30年

(6)操作、联动试验

30年

(7)电气装置交接记录

30年

(8)中间交工验收记录、工程质量评定

30年

7.竣工验收

序号

类    目   名   称

保管期限

7.1

竣工验收报告

永久

7.2

全部竣工图纸

永久

7.3

质量评审材料

永久

7.4

工程现场声像材料

永久

7.5

竣工验收会议决议文件

永久

仪器设备类

立卷部门：二级院(系)(分类号： SB)

1.综合

序号

类    目   名   称

保管期限

1.1

1.1.1

1.1.2

1.1.3

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

30年

(3)参考的

10年

1.2

本院仪器、设备管理的规章制度

30年

1.3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

30年

1.4

本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

30年

1.5

本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

30年

1.6

本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

30年

2.仪器设备项目

序号

类    目   名   称

保管期限

2.2

重大事故的调查分析及处理意见(与设备共存)

永久

2.3

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料(与设备共存)

永久

2.4

申购报告、论证报告(论证会文件、记录等)

30年

2.5

上级或主管领导批复和准购指示

30年

2.6

进口设备过程中有关的技术商务文件

30年

2.7

进口设备过程中有关的技术商务文件

30年

2.8

开箱记录及装箱单

30年

2.9

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

30年

2.10

验收报告及文件材料

30年

2.11

索赔来往函件及结果文件

30年

2.12

设备说明书及全套随机文件材料

30年

四、学院出版物类档案归档范围和保管期限表

立卷部门：1.科研处(KYC)

1 . 1 综 合

序号

类    目    名    称

保管期限

1.1.1

本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

1.1.2

本院编辑出版工作规章制度、统计报表、形成的文件材料

永久

1.2校刊

1.2.1

编辑出版合同、协议

30年

1.2.2

出版请示、批复

30年

1.2.3

原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

30年

1.2.4

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

30年

1.2.5

封面设计图样

30年

1.2.6

出版通知单、书刊、音像出版物样品

30年

1.2.7

出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、片税通知单

30年

1.2.8

获奖或受查处情况的文件材料

30年

1.2.9

有参考价值的读者来信、重要评论

30年

1.2.10

再版修改意见

30年

立卷部门：2.宣传统战处(XTC)

2.1校报

序号

类    目    名    称

保管期限

2.1.1

编辑出版合同、协议

30年

2.1.2

出版请示、批复

30年

2.1.3

原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

30年

2.1.4

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

30年

2.1.5

封面设计图样

30年

2.1.6

出版通知单、书刊、音像出版物样品

30年

2.1.7

出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、片税通知单

30年

2.1.8

获奖或受查处情况的文件材料

30年

2.1.10

再版修改意见

3 0 年

五、学院外事类档案归档范围和保管期限表

立卷部门：国际处(GJC)

1 . 综 合

序号

类    目    名    称

保管期限

1.1

1.1.1

1.1.2

1.1.3

上级关于外事工作的文件材料

(1)针对本院的

永久

(2)普发但需贯彻执行的

3 0 年

(3)参考的

10年

1.2

学院重要国际合作交流活动大事记、交流简报

永久

1.3

学院外事工作规章制度、计划、总结、简报、外务会议记录或纪要

3 0 年

1.4

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革材料

3 0 年

2 . 出 国 ( 境 )

序号

类    目    名    称

保管期限

2.1

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)、学院公派 出国人员名册、统计报表等材料

永久

2.2

上级对出国(境)人员的有关文件材料

3 0 年

2.3

国际学术会议论文、投寄国外的学术论文

3 0 年

2.4

学院关于公派出国的实施细则、各类出国的规章制度

3 0 年

2.5

出国(境)人员考察、访问、讲学、研究人员有关材料

3 0 年

2.6

学院单独组团或由校领导率团出访、考察、参加会议的报告与批复、代表团名单、 计划、总结等材料(声像材料入声响类)

3 0 年

3 . 来 校

序号

类    目    名    称

保管期限

3.1

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

3.2

邀请、聘请名誉教授、客座教授的请示、报告、批复和来往函件、接待计划、总结 等材料

3 0 年

3.3

来校进修、10年培训研究的外籍人士有关材料

3 0 年

3.4

来我校进行的国际比赛、竞赛

3 0 年

4.国际合作与会议                                    :

序号

类     目     名   称

保管期限

4.1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

4.2

本院完成的国际合作项目、机构申报、备案与批文、成果等材料

永久

4.3

授予外籍人员名誉称号的材料(包括照片等声像材料，入声像类)

永久

4.4

双方互赠的礼品、纪念品(入实物类)

3 0 年

4.5

国际会议的有关材料

30年

六、学院会计类档案归档范围和保管期限表

立卷部门：财务处(CWC)